Свидетельство верности копии документа - одно из самых распространённых нотариальных действий. Копии, заверенные нотариусом необходимы всегда: например, заверенная копия паспорта - в банке при получении кредита, а заверенная копия трудовой книжки - при решении вопроса о выдаче загранпаспорта. Заверить копию приказа о расторжении трудового договора необходимо при обращении в суд для разрешения трудового спора и для постановки на учёт в службу занятости.
Как следует из статьи 79 Основ законодательства о нотариате, закон позволяет нотариусу выполнять свидетельствование верности копии с копии документа, - но только при условии, если верность копии была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого непосредственно исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке такого юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
Согласно статье 77 указанных Основ, нотариус вправе засвидетельствовать и выписку из документа - но только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.
Статья 45 устанавливает перечень требований к документам, представляемым для совершения таких нотариальных действий. Например, нотариус заверит копию паспорта только в том случае предъявления его владельцем паспорта. По доверенности заверить копию документов можно только в том случае, если все требования закона будут соблюдены так же, как если бы они соблюдались в отношении доверителя. Срок действия нотариально заверенной копии законом не ограничен.
Нотариус не имеет право заверять копии документов либо выписки из них в следующих случаях:
- в тексте документа присутствуют неоговоренные исправления,приписки, подчистки, зачёркнутые слова и иные неоговоренные исправления или какие-либо особенности;
- документ либо его часть написаны карандашом;
- документ имеет нечитаемые фрагменты текста, печати, реквизиты, либо подписи заверивших его лиц или другие особенности, которые могут привести к неверному пониманию его содержания и вызывают сомнения в его подлинности;
- целостность документа нарушена;
- документ, состоящий более чем из одного листа, не пронумерован, не прошит и не скреплен печатью и подписью уполномоченного должностного лица;
- документ, составленный за рубежом и не прошедший легализацию в установленном законодательством порядке либо не соответствующий каким-либо требованиям международных договоров;
- подпись на документе выполнена при помощи факсимильного штампа, светокопирования либо иного технического способа;
- документ, поверхность которого заламинирована или скрыта иным техническим способом, в результате чего нет возможности сделать однозначных выводов о его подлинности.
